道方图说｜为什么公司报销费用这么难？
2024-07-07 20:34
发布于：山西省
“出钱容易，报销难！”
这是每一位刚毕业出社会工作的小白，甚至已经工作好几年的职场人士，经常抱怨的一句话。
尤其是业务员，或者需要外出工作的人，不能避免会因工作发生自己垫付各种费用的情况，如差旅费、办公费、交通费等，凭着票据回公司进行费用报销。
但每当制完报销单拿着票据到财务部，大部分会被财务摘出一些不合规的内容，导致报销整个流程的时间就会拖长了。其实报销问题一直是业务和财务之间的矛盾点之一。
那么到底报销的难处在哪？
有什么解决办法？
接下来，我将自己以前作为出差的业务员，需要经常报销差旅费等的工作经验，到现在从事财务工作接触到的一些问题，以及觉得好的解决办法给分享给大家。
问题一：报销审批的作用性
一般情况下，报销流程是这样的：员工因工作产生费用后，凭真实发生的票据及附件填写申请提交——业务负责人审批签字——财务部审批签字——完成报销审批流程可以付款。
但很多人觉得这只是一种形式主义，为了流程而走流程，而且审核的时间也很长，导致员工觉得公司财务制度苛刻，财务为难员工报销等。
但其实不是这样，这么做是利于企业的内控建设，目的是为了防止虚报费用，导致资金流失造成亏损。所以在审批的每个环节中意义和职责都各不相同。
问题解答：
合理分配负责审批人员的审核工作，不只是为了审批而去签字。员工提交报销申请，业务负责人主要审核支出费用的合理性，是否真实发生，证明费用报销情况的真实性。
而财务主要审核提交的票据是否与实际报销金额相符，是否有重复报销，报销所需要的附件是否齐全，发票的真伪等。
这些只是比较基础的审核职责内容，而有些比较大规模，人员部门相对比较多的企业里面，审核人员就会有所增加，如部门负责人、财务总监、总经理等，但审核职责和上面内容大致相同。
问题二：日常工作已经很忙，报销时长占据一半
在律所财务工作也有很长时间，经常听到员工会吐槽报销繁琐，每次出差工作回来都要花很长时间去整理报销；或者本身业务工作每天都很充实很忙了，有时还需要加班，因为报销拖延了下班时间。
也有一些吐槽说：“我提交了线上申请审批了，还要打印纸质不就增加工作量了吗？”
对于种种对财务工作的不解，财务人员有时候也很无奈，财务部是守护企业利益很重要的一道防线。
问题解答：
〣对于觉得报销占据自己工作时间很多的，其实很大一部分原因是工作习惯不一样导致的。
以我以前工作的出差报销为例，我会在每天工作结束前花费十到二十分钟，来梳理自己今天所花费的差旅支出或者因工作而产生的费用，写在记事本和票据夹在一起。
因为出差时间很长，等到出差工作结束后才回去整理，就要浪费很长时间在回想起每笔支出的原由和日期的工作上，出差时间越长，回忆的时间也会越长，有时还会因为时间太长导致票据丢失。
日积月累，就会对每次报销工作就产生情绪化，报销多、项目杂、票据乱，所以我们要养成一个“日清月结”的好习惯。
〣至于为什么还要打印纸质报销凭证？
接触过财务工作的都会知道，业务票据凭证、附件单据等需要跟会计凭证一起装订存档的，尤其是票据凭证，虽然现在很多地方都推进电子票据发展，但还是有部分是机打票据的，只有自己才清楚自己报销的每一项，打印也是出于对电子存档的保险作用。
现在有很多财务软件对于报销板块，以及账务处理等功能都很方便，可以随时随地报销、审核、记账，对于员工在报销工作可以节约时间和梳理记录自己的每项支出，财务人员在校验审核票据真伪、重复使用等方面时间进一步缩减，功能也十分强大。
软件毕竟只是协助引导我们去完成工作，提高效率和质量，并不能过于依赖它去完成，偶尔出现漏洞差错，可能数据错误或者丢失等；但咱们使用财务软件上传数据后，还是需要人工再次核对，避免不必要的损失（被驳回、时间延迟等损失）。
以上是我的全部分享，如果有其他问题或者更好的解决方法，欢迎在下面评论一起交流。
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