北京师范大学地理科学学部

日常报销注意事项汇总            

 
业务类型   关键事项   注意要点（1）   注意要点（2）   参考资料  
纵向项目   项目号开头为：2101-2104、2111-2116、2118   直接经费中，原则上不得支出：
       1.通用类办公耗材，办公设备；
       2.办公室或实验室的维修改造；
       3.购置通用性操作系统、办公软件等非专软件；
       4.日常手机和办公固定电话的通讯费、日常办公网络费和电话充值卡费用；
       5.工作餐；
       6.在编、校聘人员工资性支出   特别规定：
       1.任务书中的预算中有以上1-6类支出内容，报销时可附预算页；
       2.2114类项目除1-6类以外还不能支出审计费；
       3.2101-2104类项目，直接费用中除不得列支1-6类支出内容外，还不得列支论文润色费、修改费；
       4.2118类项目除1-6类，还不能支出论文润色费、修改费和除项目第一资助以外的版面费（注：报销项目作为第一资助版面费时，需提供含有项目资助信息的证明材料）。
       5.重点研发项目（2118）对于单篇论文发表支出超过2万元人民币的，需经过所在单位学术委员会对论文发表的必要性审核通过后，方可在专项资金中列支。（联系科研秘书咨询58805832）    
项目号开头为：2117、2119   按预算执行支出科目。不能用于在编、校聘人员工资性支出，如项目任务书的预算有此类支出内容，报销时需附项目预算      
项目号开头为：2120   同2118类项目      
项目号开头为：2127    
项目号开头为：2123   同2101-2104类项目，不得列支财政供养人员劳务费      
项目号开头为：2124   不允许用于本单位编制内（含校聘）人员的工资性支出      
项目号开头为：2125   只能开支外国专家交通费、专家工薪、专家生活费等。不能支出汇款手续费。      
项目号开头为：2105   包干制项目，无预算，项目负责人自行安排。      
项目号开头为：2171、2172          1.不得列支电脑、打印机、办公桌椅等；
       2.不得列支财政供养人员劳务费。   2024年2171类项目转为包干制，可列支在职人员酬金    
项目号开头为：2173   直接费用中除不得列支1─6类支出内容外，还不得列支审计费、论文润色费和修改费、财政供养人员劳务费。      
项目号开头为：2179   同2117类项目      
项目号开头为：2201-2204   直接费用中：
       1.不允许列支工作餐；
       2.不允许列支润色费、修改费、版面费等论文发表相关费用；
       3.不允许用于本单位编制内（含校聘）人员的工资性支出。      
项目号开头为：2211   按预算执行，原则上不允许用于本单位编制内（含校聘）人员的工资性支出，如项目任务书/合同的预算中有此类支出内容，报销时需项目预算。      
项目号开头为：2219    
项目号开头为：3115   同2201-2204类项目      
项目号开头为：3109    
项目号开头为：2271、2272   直接费用中：
       1.不允许列支工作餐；
       2.不允许用于本单位编制内（含校聘）人员的工资性支出；
       3.不得列支财政供养人员劳务费。
  特别规定：2271项目，直接费用中除不得列支1-2类支出内容外，还不得列支打印机、复印机等可共用的通用设备，专用设备要有预算。    
项目号开头为：2279   同2211类项目      
国内会议费（举办）   会议中餐费、住宿、旅费、专家咨询等费用列支要求   禁止借会议名义列支餐费：
       1.半天的会议或者会议中绝大部分为校内人员的会议用餐应按照工作餐的形式报销；
       2.组内讨论、研究生答辩产生餐费应按照工作餐报销         1.在北京近、远郊区开会（原则上不能报销住宿费，举办方有具体要求并在会议通知中明确提出除外）；
       2.来京参会人员旅费、专家咨询费不列入会议费预算；
       3.其他会议费用应一并支出。   北京师范大学关于印发《会议费管理办法（试行）》的通知 师校发【2019】54号  
各项支出禁止超标   超出标准部分只能自行负责    
参会人员签到表   签到表应具备几点信息：姓名、单位、职称、签到   无法提供会议签到表，可提供参会人员名单及联系方式加盖本单位公章  
参会人员的报到和离开时间   合计不得超过1天    
会议场地的原则          1.应力行节俭原则首选校内会议场地；
       2.因工作原因必须校外召开的，原则上应安排在四星级及以下场所召开；
       3.参会人员以在京单位为主的会议原则上不得到京外召开；
       4.不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议    
国际会议（线上）参会   国际交流处审核的批件   没有审批单无法报销   附会议通知、线上审批、invoice、支付记录、汇率截图等    
国际会议（线下）主办   经国际处报批教育部备案   提供教育部批准举办国际会议的文件   以下几点不纳入会议费预算：
       1.会议期间可安排一次宴请，正式代表定额标准（含酒水等）每人220元；
       2.同传人员翻译费及设备租赁费   北京师范大学关于印发《会议费管理办法（试行）》的通知 师校发【2019】54号  
测试计算加工服务费   1.是否有预算；
       2.1万元以上（含）需签合同经科研院签字、盖章审核；
  经过科研管理信息系统提交线上申请并审核   在北京师范大学科研管理信息系统线上审核：
       借款：借款单、营业执照（公司）、科研经费外拨审批单、合同复印件、合同确认单各1份；
       借款冲账：报销单、合同原件各1份、发票；
       报销：报销单、科研经费外拨审批单、合同原件、营业执照（公司）、合同确认单各1份、发票。    
测试费与数据费   合同内容、发票内容、预算内容必须一致（或改发票或调预算）    
非测试费的技术服务费报销   财经处提供报销意见    
交通费   确认交通费用的真实性、合理性   据实报销。不要产生同一车牌号等待时间过长情况，特殊情况除外。   填写乘车人、起止地点、使用、经办人签字。车票平铺粘贴，不能遮盖，每张明细表贴8张。    
往返于机场、火车站的票          1.接送校外专家要注明姓名和单位；
       2.校内人员出差产生的票首先确认是否在差旅报销中申请补助。没有申请交通补助可报销，反之不可。需手签字认可    
往返地点尽量写清楚   网约车记录中只显示饭店等地点容易使人产生歧义    
取消IC卡充值报销发票，只报销一趟一结付款的公交地铁交通票          1.发票项目为“运输服务”乘车费、“运输服务”客运服务费等；
       2.亿通行APP或北京公交APP下载行程单并注明乘车人和事由    
专用材料费.办公用品   1.可在超市、综合商场购买办公用品等低值易耗品；
       2.购买低值易耗品，不再通过学校低值易耗品申报系统进行登记；
       3.5万元以下低值易耗品报销，所开发票显示采购物资明细清单的，无需再提交订单；所开发票不含采购物资明细清单的，需提交订单以证明所购买物资明细。          1.北京发票中注明细，不用附清单。反之附清单；
       2.外地发票附清单；
       3.纵向项目预算中有办公用品预算的附预算页；
     
因差旅发生的材料费、办公用品   应与差旅费用一同报销      
公务卡          1.公务卡起付点是1000元（含）以上；
       2.未使用公务卡的话，不再填写《暂不使用公务卡支出审批单》；
       3.单笔支付1000元（含）以上，未作公务卡编制的，需提供支付记录，金额以下无需提供；
       4.支付记录包括：银行卡刷卡单、银行卡明细单、微信或支付宝等网络支付账单。   提倡使用公务卡，但不强制使用公务卡   公务卡增加额度，最高至5万元额度。    
发票签字          1.北京师范大学日常报销单等制单，经费负责人及经办人签字；
       2.发票背面由一人签字；
  经费负责人及经办人，承诺其所办经济业务的真实性、合法性，并保证经费使用与从事工作任务的相关性，对所签字的经费报销事项负责。      
资产   资产验收单的年份应在当年交财务进行报销   跨年需要国资处销审并重新制单      
资产报销需要提交的材料          1.学校已启动“智慧资产管理信息系统”，启动无纸化办公，验收和维修类业务不用再往返学部和国资处盖章审批。请老师先在“数字京师”～“资产管理系统”～“建账附件提交”相关验收材料（需要提供设备照片）。等国资处审批结束后，资产数据自动推送至财务系统，凭相关单据编号进行报销。  
       2.设备审核单（右上角通过国资处审核盖章）或网上商城带水印审批单和订单；
       3.5万元（含）以上的合同及合同确认单；
       4.资产报销单（财务）          1.发票内容为“家具”，金额不到1000元不做资产验收，但批量价值5万元（含）以上需入固定资产；
       2.单价1000-1500元之间的设备需要做资产验收，但无需比价。
       3.有六类不入固定资产（具体见清单），如：耳机、电子词典、非用于教学可言的各种活动视频等不入固定资产（老师可通过学部网站右下方“网站服务”的“不需建立固定资产台账物品清单”查）  
发票金额、支付金额及资产验收单金额必须一致      
维修：涉及更换配件的情况（看合同签订或订单详情）   资产秘书制单，凭相关单据编号进行报销。    
无形资产：软件、课件、委托制作影视视频等   依据订单或合同内容判断（使用时间、版权归属）   参照设备类，金额1000元（含）以上入固定资产  
大型仪器设备          1.论证报告；
       2.设备审核单（右上角通过国资处审核盖章及主管校长签字）；
       3.中标通知书；
       4.合同（发票）、合同确认单。    
校内修缮   1.转单；
       2.合同及合同确认单发票；
       3.竣工验收单；
       4.50万以下提供比价，50万以上提供中标通知书。    
出版费   合同中不能出现任何形式的返还条款（如稿酬）   暂时没有对出版超过20万元的有招标要求     北京师范大学财经服务手册（2020版）  
论文发表/润色费   付款至国内账户          1.附缴费通知；
       2.国内发票；
       3.论文首页     北京师范大学财经服务手册（2020版）  
付款至国外账户   自行付款报销：
       1.invoice或receipt并签字；
       2.论文首页；
       3.支付记录；
       4.汇率截图（中行折算价）   通过校内汇款：
       1.北师大外汇申请表1份，形式发票3份，汇款账户信息（中英文对照）3份；
       2.经办人身份证复印件  
论文金额超过2万元   从重点研发项目报销，需要经过学部的学术委员会审核通过，方可报销    
专利   发票和缴费证明   缴费证明有三种，任选其一：
       1.专利证书复印件（财经处主要看专利号和单位）；
       2.专利局缴费通知（官网可打印）；
       3.第三方缴费通知   注意：产生的滞纳金不予报销    
通讯费   报销项目号要求   1.科研项目（2、1112、1113开头项目号）；
       2.中央财政拨款非统筹项目（14、3109、3115、3116、3118、37、39开头项目号）报销手机通信费，必须在项目明确有通讯费预算的前提下，支出须与项目建设密切相关；
       3.横向     关于取消手机充值卡发票.实缴发票报销的通知 师财通【2021】第20号  
报销要求          1.月结发票；
       2.发票备注中需明确标注手机号码、账单期。账单期应为实际消费通信月份，账单期应早于开票日期所属月份；
       3.个人姓名抬头或北京师范大学抬头发票均可；
       4.不需要提供支付记录          1.充值卡发票不再报销；
       2.不得报销无关人员收集通信费.家庭消费电话费；
       3.负责人对手机通信费报销的真实性、相关性、合理性负责  
快递费   单张发票≥200          1.填写大额快递单说明或附明细；
       2.多次支付合并开票，提供明细即可。      
工作餐            1.填写《北京师范大学工作餐审批单》和《北京师范大学工作餐清单》；
       2.标准最高不超过50元/餐     北京师范大学财经服务手册（2020版）  
接待餐   公务接待          1.原则上安排自助餐，不安排陪餐人员。确需安排桌餐的，原则上安排校内校内场所。接待对象10人内的，陪餐人数不超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一；
       2.用餐标准不超过130元/人；
       3.不得提供香烟.高档酒水和高档菜肴。          1.严格要求满足“一单两涵”；
       2.学校一般不负担来校客人的住宿费用；
       3.公务接待应安排集中乘车，按规定合理使用车型；   《国内公务接待管理办法》师校发【2019】49号  
学术交流          1.来访人员在5人（含）以内的，陪餐人数不得超过5人；来访人员超过5人的，超过部分的陪餐人员与来访人员原则上在1：2以内安排；
       2.填写《北京师范大学公务接待审批单》和《北京师范大学公务接待清单》     《来访人员学术交流活动费用管理规定（试行）》师校发【2019】51号  
资信证明     第一步到银行：携带正式标书等招标材料原件，至中行文慧园支行（62242389）对公窗口领取《开立资信证明申请书》、《资信证明格式确认》两份纸质材料，同事银行会复印招标材料中相关部分。
       第二步到学校相关单位：
       财经处：
       1.准备招投标文件首页及明确提及需要提供资信证明页复印件；
       2.准备日常报销单（金额500元，摘要手续费支出—XX项目投标资信证明手续费）；
       3.到财经处37号窗口审核后，在《开立资信证明申请书》上加盖银行预留印鉴。
       校办：
       经办人持《开立资信证明申请书》、《资信证明格式确认》及银行复印的相关招标材料复印件盖校章。
       第三步：
       1.返回银行提交盖章材料并缴费，同时取得缴费凭证；
       2.银行3个工作日联系经办人领取开具好的资信证明；
       3.经办人及时将缴费凭证交回财经处37号窗口，完成资信证明手续费报销。
  本人在投标单位缴纳的近三个月社保记录复印件：可打财经处2号窗口电话58808502咨询
  《资信证明》办理及费用报销提示 财经处核算中心  
瓶装矿泉水、桶装水            1.根据国家科研“放管服”的要求， 横向科研经费、1112开头的科研间接费管理费项目可以列支少量的瓶装矿泉水，单独报销。单价、数量均要合理；
       2.其余项目瓶装矿泉水必须跟着学生活动、会议、培训、活动等一起报销。
  同时注意：
       1.桶装水、瓶装矿泉水在摘要中统一写“饮用水”，摘要不再出现“矿泉水”字样。做实验用的水统一写“实验用水”，摘要不出现“矿泉水”字样；
       2.要审查购买瓶装水、桶装水的价格，本着厉行节约的原则，单价要在合理范围以内，不能出现非常贵的矿泉水，比如：依云、屈臣氏等；
       3.购买单个桶装水容量不得低于18.9升一桶。    
其他外汇业务   公对公汇款          1.合同/协议 原件1份、复印件1份（金额较小的论文版面费、会员费、年费、参赛费等无需合同/协议，只需提供对方单位与后缀为@bnu.edu.cn邮箱的往来邮件截图2份。）
       2.票据Invoice 2份(票据抬头为:Beijing Normal University);
         1.《日常报销单》 1份（确定为外币金额的直接填报外币金额，打印出的纸质版手动写清楚币种；确定为人民币金额的直接填报人民币金额。支付方式选择“支票”，对方单位填写“中国银行北京文慧园支行”）；
       2.经办人身份证复印件1份；
       3.汇款信息1份（汇款信息应包含对方单位（或姓名）、地址、账号、银行名称、银行地址、银行swift码等）；
       4.超过五万美元，需提供税务备案表1份；
       5.合同/协议 原件1份、复印件1份
       6.票据Invoice 2份    
私对公报销          1.合同/协议 原件1份、复印件1份（a.外国专家姓名与汇款信息一致；b.需写明外汇币种；c.需写明外国专家不入境);
       2.票据Invoice 2份(票据或外国专家要求付款的通知，须有外国专家电子签名。);
       3.其他事项（a.高端外国专家项目需提供相应的《聘请外国文教专家项目立项通知书》及《北京师范大学引智项目执行申请》1份;b.外国专家护照复印件2份（需与合同/协议一致且在有效期内）